Как транспортной компании экономить на топливе в 2025 году
В 2025 году топливо остается одной из самых больших статей расходов для перевозчиков — но грамотная оптимизация может вернуть в бюджет компании до 30% затрат. Рассмотрим наиболее эффективные способы снижения расходов на горючее, которые помогут вашему бизнесу оставаться конкурентоспособным. А в конце статьи вас ждет полезный бонус — чек-лист по экономии топлива, который уже помог многим перевозчикам.
30.07.2025
Возмещение НДС по топливу — это законный способ вернуть 20% от стоимости приобретенного топлива. Для этого необходимо:
Возмещение НДС на ОСНО: верните свои деньги
- Приобретать топливо у поставщиков, которые могут предоставить полный пакет документов: договор с поставщиком — Товарная накладная — Документы об оплате — Платежное поручение (для безналичных) / кассовый чек (для наличных) — Транспортная накладная (если топливо доставлялось поставщиком на вашу базу) — Акт приема-передачи (для опта)
- Обращаться к надежным поставщикам. Ненадежный партнер может создать налоговые риски: если контрагент не платит налоги, вашей компании грозит отказ в вычете НДС, доначисление налогов, обвинение в необоснованной налоговой выгоде.
- Проверять обязательное наличие счетов-фактур.
- Своевременно подавать декларации по НДС.
- Хранить все чеки и путевые листы.
Помните, что для возмещения НДС все расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Это значит, что пробег по путевым листам должен соответствовать количеству закупленного топлива.
Если ваша компания работает на упрощенной системе налогообложения (УСН), есть свои особенности учета расходов на ГСМ:
Учет расходов на ГСМ при УСН
Расходы на ГСМ можно учесть в полном объеме при соблюдении нескольких условий:
- Затраты должны быть экономически обоснованы
- Все расходы должны быть документально подтверждены
- ГСМ должны расходоваться исключительно в коммерческих целях, связанных с бизнесом, а не для личных нужд
При УСН «Доходы минус расходы»
Важно: Применение норм расхода топлива поможет обосновать экономическую целесообразность затрат при возможных проверках.
Необходимые документы:
- Путевые листы с указанием маршрута, пробега и цели поездки
- Чеки или квитанции на приобретение топлива
- Товарные накладные при оптовой закупке
- Авансовые отчеты (если топливо приобретается водителями)
При УСН «Доходы»
При этой системе расходы не уменьшают налоговую базу, поэтому учет ГСМ влияет только на управленческие решения, но не на налоговую нагрузку.
Особенности учета ГСМ при использовании личного транспорта сотрудников.
Если в компании используется личный транспорт сотрудников, расходы на ГСМ также можно учесть при условии:
- Наличия договора с сотрудником об использовании личного транспорта
- Документального подтверждения расходов (чеки, путевые листы)
- Обоснования производственной необходимости поездок
Топливные карты: контроль и экономия
Топливные карты в 2025 году — это не просто способ безналичной оплаты, а полноценный инструмент контроля и экономии:
- Скидки до 10% на заправках-партнерах
- Контроль расхода топлива по каждому водителю и автомобилю
- Защита от мошенничества со стороны водителей (слив, фальсификация чеков, заправка стороннего транспорта)
- Удобная отчетность для бухгалтерии и возмещения НДС
- Интеграция с системами GPS-мониторинга
Выбирайте операторов с широкой сетью АЗС по вашим маршрутам, с понятной системой отчетности.
Особенно полезна функция построения оптимальных маршрутов с учетом расположения выгодных АЗС, что позволяет экономить не только на стоимости топлива, но и на пробеге.
В то время как топливные карты остаются надежным инструментом, современные цифровые сервисы, например, Монополия Мультисервис, открывают новые широкие возможности для оптимизации топливных расходов.
- Автоматический подбор оптимальных АЗС среди 7400+ точек сети — по маршруту с учетом цены, качества топлива и расположения
- Онлайн-контроль расходов в режиме реального времени
- Автоматическое формирование отчетов для бухгалтерии
- Сервисы с динамическим отслеживанием цен на АЗС
Дополнительные способы экономии
- Обучение водителей экономичному вождению — может сократить расход топлива на 5−15%.
- Регулярное техническое обслуживание — исправный автомобиль потребляет меньше топлива.
- Контроль давления в шинах — недокачанные шины увеличивают расход на 3−5%.
- Использование телематических систем для выявления нецелевого использования транспорта.
- Планирование маршрутов с учетом пробок и дорожных условий.
Цифровые сервисы
Комбинируя различные методы экономии на топливе, транспортная компания в 2025 году может сократить свои расходы на 15−30%. Главное — подходить к вопросу комплексно и не забывать о правильном документальном оформлении всех операций.
Помните, что самая большая экономия достигается при системном подходе к управлению топливными расходами и использовании современных цифровых решений. Выбор оптимальной системы налогообложения и правильное оформление документов по ГСМ — важные составляющие успешной оптимизации расходов транспортной компании.
Чек-лист по экономии
Заключение
Поделиться
Дарья Батарон
Автор статьи
Читайте также
11.07.2024
Платежный календарь: управление финансами в логистической компании